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Assemblée générale 2000 : bilan des commissions

LA COMMISSION OPSYS Par Dominique Molon

• il existe encore à l'heure actuelle sur la région 4 versions différentes d'Opsys,
• les fonctionnements des diverses structures sont extrêmement variés,
• même si le module offre des satisfactions, il reste malgré tout des problèmes encore non résolus.

• la gestion des réservations,
• la gestion des budgets comptables et leur fiabilité,
• l’épuration des commandes,
• la complexité et la lourdeur des manipulations.

• Mettre par écrit à Opsys ces quatre critiques principales. Par ailleurs, ne serait-il pas envisageable d’avoir chez Opsys un correspondant " acquisitions " qui puisse répondre aux demandes de correspondants régionaux, volontaires pour aider leurs collègues dans leurs problèmes de formation, de savoir-faire avec le module, mais bien sûr en aucun cas pour résoudre des problèmes de maintenance.
• Nous envisageons avec la commission formations une ou deux journées de formation sur les acquisitions en version 8.21
• Nous en sommes venus à penser que le salut ne viendrait que de nous, d’où la nécessité d’un réseau d’entraide, d’autoformation, de formation continue, chaque version pouvant avoir son spécialiste régional.

Nous aimerions faire une fois de plus appel à vous : il nous serait utile d’avoir une description de votre mode de fonctionnement quant aux acquisitions : acquisitions manuelles ou informatisées, qui les fait ? en totalité ou de façon partielle ? combien de personnes sont concernées ? la taille de votre bibliothèque, le nombre d’ouvrages achetés dans l'année, le type d’ouvrages achetés… Cela nous permettrait de mettre en place la formation ou le réseau d'aide le plus adéquat possible.

LA COMMISSION RECHERCHE DOCUMENTAIRE par Marie-Anne Guilbaud

Une réunion a eu lieu à la Médiathèque Villeneuve d'Ascq, ce qui nous a permis d'avoir quelques échanges sur les systèmes d'indexation matière et les problèmes d'adéquation entre ces derniers et la recherche documentaire faite par le public. Nous en avons profité pour explorer la recherche documentaire publique du logiciel Book Plus. Ces réflexions nous ramènent à notre projet : comparer systèmes et pratiques pour étudier la relation entre catalogage/indexation et recherche telle qu'elle peut être utilisée par la public.

Le mémento " cahier des charges " élaboré en 1998 a été remis à jour et complété, en y ajoutant des précisions pour les lots, les soumissionnaires, le mobilier et les demandes de subventions. La bibliographie a été remise à jour et complétée. La mise en page sera revue et la publication ainsi que la mise en ligne sur le site devraient avoir lieu d'ici l'été.

LA COMMISSION MULTIMEDIA par Philippe Gauchet

• Le site web

Le dépôt du nom de domaine " bibop.asso.fr " est effectif depuis juin 99. Il s’agit d’un relais puisque nous sommes toujours hébergés gratuitement par " Multimania " pour 20 Mo. Nous occupons actuellement 10,3 % de notre capacité. Par ailleurs nous disposons d’un reroutage possible de 50 adresses e-mails.
Nous nous efforçons de mettre en ligne le maximum de documents de références et de réflexion. Une refonte est aujourd'hui nécessaire et le développement des documents mis en ligne sera utile à tous. Il faudrait que certains collègues se chargent de la veille dans certains thèmes afin de pouvoir alimenter régulièrement le site. Certains collègues souhaitent que puisse être créé un forum de discussions.

• L’aide au choix

Cette action souhaitée par les adhérents consiste à apporter une aide dans la sélection de sites webs et de cédéroms. Aide qui serait mise en ligne.
Une première liste a été établie par le comité de lecture jeunesse du département du Pas-de-Calais. Comité composé d’adhérents et de non adhérents à l’association. Ce partenariat peut être intéressant : il s’appuie sur une structure pré-existante et notre association apporte une autre forme de diffusion. Il faudrait bien entendu étendre l’échantillonnage proposé.

• Les journées d’études

Il y a eu quelques retards dans le calendrier initial puisque la journée " que peut apporter le web à la recherche documentaire ? " s’est déroulée le 30 septembre dernier. Marc Maisonneuve de la société Tosca Consultants nous a éclairés sur les facteurs clé de la réussite de la mise en réseau d’un opac web. De la bouche même de la quarantaine de participants, son propos était précis, compréhensible et riche en informations de toutes natures.
La seconde réunion s’est déroulée à l'issue de l'assemblée générale et inaugure un cycle de réflexion autour du thème de la sécurité informatique. Ce premier volet, dont le thème est la sécurité sur internet a été proposé en collaboration avec le CNFPT.
L’étude des usages publics des accès à internet n’a pu avoir lieu cette année.

LA COMMISSION FORMATIONS par Sylvie Lesage-Blondeel

La commission " formations " s’est fixé 2 objectifs pour répondre aux besoins de nos adhérents :
- la formation et remise à niveau pour le logiciel Opsys
- l’adaptation à l’évolution de notre métier dans le domaine du multimédia.

Les actions entreprises
Un questionnaire envoyé cette année à tous les établissements de la région Nord – Pas-de-Calais. Il s’agissait d’effectuer le recensement des formations à mener, de dresser un état des lieux en matière d’équipement informatique et de faire le point sur les lieux susceptibles de nous accueillir. Son taux de réponses fut de 18 %, mais seulement de 50% pour les collectivités adhérentes.
Le multimédia et l’initiation à Internet sont les formations les plus plébiscitées en raison de l’intérêt évident de ces nouveaux outils de recherche documentaire. Il faut rappeler à ce sujet que des stages sont déjà proposés par les organismes habituels, mais l’offre n’est peut-être pas suffisante.
Nous avons eu des contacts avec le CNFPT qui s’est montré attentif. Ainsi nous avons pu avancer dans l’élaboration de stages à contenu informatique à destination des bibliothécaires ; les responsables pédagogiques étant conscients de notre désir d’apprendre à décrypter les pannes afin de déblayer le terrain de nos collègues informaticiens.
Le CNFPT est également prêt à nous accompagner dans nos actions de formation en nous garantissant la venue d’intervenants si l’association fournit le local avec un matériel adapté, les stagiaires et un contenu de stage cohérent.
En ce qui concerne le logiciel Opsys, les formations concernant les statistiques, les acquisitions et le langage Access semblent prioritaires.

Les projets 
Suite aux contacts pris avec le CNFPT, un stage pourrait prendre place dans le courant du 3ème trimestre. Destiné aux bibliothécaires amenés de plus en plus souvent à être responsables de réseaux locaux, il devrait leur permettre d’acquérir les bases nécessaires à la résolution de problèmes techniques spécifiques.
Ce stage se déroulerait à la Médiathèque de Cambrai. Nous attendons la proposition définitive de Marc Klima, responsable pédagogique informatique au sein du CNFPT.
Lors de la dernière visite qu’Alain Gagne, directeur d’Opsys, a faite à l’association Bib-Op, la création de centres régionaux de formation a été envisagée d’abord pour répondre aux besoins spécifiques et adapter la formation Opsys, ensuite pour rassembler le maximum de participants, enfin pour réduire le coût de ces journées de formation.
Pour l'instant, le site de Gravelines serait équipé d'une base test, et serait opérationnel très prochainement pour accueillir les formations Opsys.
Un stage avec 1 jour pour les  statistiques et un jour pour le langage Access pourrait se tenir à la Médiathèque de Gravelines avant la fin du 1er semestre.
La commission formations n’en est qu’aux premiers balbutiements. Elle attend une participation active de ses membres afin d’ajuster aux mieux les propositions de formation et découvrir peut-être de nouveaux partenaires.
Dans le cadre du logiciel Opsys, une coopération avec les autres commissions est naturelle et bénéfique pour l’évolution de notre outil de travail.

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