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Assemblée générale 2001 : bilan des commissions

LA COMMISSION OPSYS Par Dominique Molon

La commission Opsys se compose de deux groupes de travail : Acquisitions et statistiques. Ces 2 groupes sont restés en sommeil toute cette année :

1. Les statistiques devaient faire l'objet d'une journée de formation avec Opsys. Or, pour des raisons indépendantes de notre volonté (changement de personnel chez Opsys, retard dans l'installation du matériel nécessaire) cela n'a pu se faire. Voir avec la commission "formations" ce qui pourra se faire prochainement.
2. En ce qui concerne les acquisitions, nous avions lors de la dernière assemblée générale fait le constat suivant :

• il existe encore à l'heure actuelle sur la région 4 versions déiiférentes d'Opsys,
• les fonctionnements des diverses structures sont extrêmement variés,
• de gros problèmes ne sont pas encore résolus par Opsys, tels que la gestion des réservations, la gestion ds budgets comptables, l'épuration des commandes et la compléxité et la lourdeur des manipulations.

Cette année a vu l'arrivée du nouveau logiciel d'Opsys : Aloès. Il est installé actuellement dans 2 sites de la région : Feignies et Courrières. Nous avons pu nous déplacer dans ces sites mais il est encore trop tôt pour avoir un avis définitif.
Nous avions également fait quelques propositions en demandant votre aide sur deux points :

• faire remonter les problèmes que vous auriez pu avoir, afin d'adresser quelques remarques à Opsys : nous n'avons rien reçu....
• nous faire parvenir votre mode de fonctionnement quant aux acquistions : seulement 2 réponses nous sont parvenues, ce qui est nettement insuffisant pour un tirer quelque chose.

Nous nous posons vraiment la question de savoir comment continuer ?
Opsys considère la version 8.21 comme une version aboutie et ne reviendra pas dessu et encore moins sur les versions antérieures.
La seule action envisageable est une veille sur Aloès, pour voir si les points noirs des versions précédentes ont disparu. Sinon les signaler à l'attention du fournisseur.
Il faut peut être préciser tout de même que certains problèmes signalés n'ont pas toujours été traîtés immédiatement, mais qu'au fil du temps nous avons constaté qu'ils n'existaient pas dans les versions plus récentes : d'où une conclusion d'une prise en compte partielle.

LA COMMISSION FORMATIONS par Sylvie Lesage-Blondeel

Cette commission, créée lors de l’assemblée générale de 1999, maintient toujours le cap sur les 2 objectifs à savoir la formation et remise à niveau au logiciel Opsys et l’adaptation à l’évolution de notre métier en intégrant les nouvelles technologies.

La formation Opsys 
Après un départ assez prometteur, cette commission a été freinée dans son élan à cause de problèmes purement techniques. En effet, des formations pour les modules " statistiques " et " langage Access " du logiciel Opsys avaient été programmées en juin 2000 à la Médiathèque de Gravelines ; un virus endommageant à la fois le disque dur et les fichiers a empêché la tenue de ceux stages. Maintenant des travaux d’agrandissement et d’aménagement nous obligent à reporter encore ces formations.

La formation aux nouvelles technologies
Grâce aux rencontres avec notre partenaire institutionnel qu’est le CNFPT, un premier stage destiné aux collègues responsables de réseau a pu avoir lieu et leur a permis d’apprendre les rudiments de l’informatique pour pouvoir dépanner les collègues. Merci à Marie-Christine Jaouen de nous avoir fait part de ses réactions à chaud. Cela ne peut qu’aider le CNFPT à cerner notre demande de formation spécifique et surtout à y répondre.
Des stages ont été reconduits dans le programme annuel du CNFPT (initiation Internet, veille sur Internet, dépannage premier niveau). Nous avons rencontré Mr Mongin qui reste toujours à l’écoute et reste prêt à prendre nos demandes en compte.

Les projets
La création de 2 sites de formation régionaux reste d’actualité. En ce qui concerne celui du Pas-de-Calais, il sera situé en un point central, à savoir l’antenne de Lillers (à coté de Béthune) de la Bibliothèque Départementale de Prêt. Le dossier a été examiné par la commission du fonds d’action culturelle afin d’obtenir des crédits nécessaires à l’achat de postes informatiques et de logiciels spécifiques. Il est raisonnable de penser qu’il sera opérationnel à la fin de cette année.
Pour celui de Gravelines, il prendra place dès que les travaux seront terminés.
Nous pourrons donc envisager la rédaction de la convention tripartite (Association Bib-Op, Opsys et collectivités d’accueil) afin de définir clairement les bases, les fonctions et la finalité de ces centres de formation.

La visite d’autres sites
Lors de la présentation d’Aloès à Tourcoing en Novembre dernier, Mr Gagne nous a conseillé de visiter un établissement déjà équipé de cette nouvelle version. Après mains contacts téléphoniques infructueux, nous avons pu obtenir une réponse de la Bibliothèque du SAN de Saint Quentin en Yvelines. Nos collègues sont près à nous accueillir pour une démonstration de la version Aloès et une visite de leurs locaux mais par groupe de 10 personnes et par demi-journées.. Nous avons d’ors et déjà retenu les dates des 17 Mai et 7 juin. A nous donc de nous répartir pour envisager ce déplacement.
Des réunions régulières devraient nous permettre de cibler au plus juste les formations souhaitées. En ce qui concerne le logiciel Opsys, il ne faut pas oublier qu’une journée de formation sur site est facturée 5000 Francs alors qu’une seule personne doit débourser 1500 Francs lorsqu’elle se rend au siège d’Opsys pour la même formation.
Cette commission reste ouverte à toutes propositions de stages (généraux ou sur le logiciel Opsys). La coopération avec les autres commissions reste de mise, surtout si les établissements adhérents optent pour la version Aloès qui semble nécessiter une formation adéquate.

LA COMMISSION MULTIMEDIA par Elisabeth Truquet

Le second semestre 2000 a été marqué par le succès de la journée d'études du 23 novembre 2000, à Noyelles-sous-Lens, dont le thème était : Mettre en place un service de consultation multimédia dans la bibliothèque.
En effet, 85 personnes y ont participé et dans le bilan, on constate que 85 % ont estimé la journée d'étude très intéressante.
Un petit rappel sur le contenu de cette journée :

• Conférence de Marc Maisonneuve (Tosca consultants) : ont été abordées le type de ressources électroniques en multimédia, les systèmes de gestion de ces ressources et leurs fonctions, les différentes étapes de la mise en œuvre d'un système d'information multimédia. Pour en savoir plus, le bulletin de janvier 2001 présente une excellente synthèse de la conférence.
• Salon des fournisseurs : 3 fournisseurs sont venus rencontrer les bibliothèques pour présenter leurs produits : il s'agissait de Médiadoc, d'Archimed et de Pulcra. Disponibles et à l'écoute, les échanges avec les bibliothécaires ont été enrichissants ; des démonstrations sont venus étayer le fonctionnement des outils présentés et chacun a pu repartir avec une bonne documentation.
• Table ronde : pour démarrer la table ronde, Bernard Wante nous a synthétisé l'étude d'Adeline Maria à la médiathèque de Cambrai, étude qu'elle a conduite dans le cadre de sa maîtrise de sciences de l'information. Cette observation est très intéressante car nous pouvons y retrouver de nombreux points qui nous préoccupent dans nos établissements. Des grilles d'analyse de site web ont été distribués.

Puis, Pascal Allard a présenté le programme Espace Culture Multimédia, programme du ministère de la culture, qui a donné naissance à un label "ECM", pour certains espaces multimédia ; ceci pouvant bénéficier d'une aide au fonctionnement s'ils entrent dans le cadre du projet.
Pour finir, un débat a permis quelques réponses concrètes, par des exemples d'établissements, mais aussi a ouvert de nouvelles pistes qui montrent bien que le multimédia en bibliothèque est un point primordial.

La commission s'est réunie le 07/12/2000.Ensemble, nous avons cherché les moyens d'avancer dans les différents axes de travail, dans le domaine du multimédia, où la coopération entre bibliothèques était un facteur de réussite essentiel.
Le champ est vaste… ; voici cependant les principaux points que nous avons dégagés parmi les plus récurrents :

• Choix de sites et de cd-roms
• Trucs et astuces, technique,
• Quelles pratiques et services au public pour les espaces multimédia en bibliothèque ?
• La médiation avec le public
• L'animation des espaces multimédia (au quotidien et lors d'événements)
• Etat des lieux du multimédia dans les bibliothèques Nord-Pas de Calais

Ces questions et pistes de travail semblent bien être au cœur de nos préoccupations, comme l'a montré le succès de la rencontre à Grande-Synthe le 16/02/2001, où les bibliothèques étaient conviées pour une première grande réunion de réflexion sur les thèmes.
De même, la méthode que nous avons proposée :la mise en place de groupes de travail thématique, semble-t-elle également satisfaire les membres de l'association. C'est ainsi que 3 groupes se sont constitués :

• Groupe 1 : solutions techniques. Le groupe est encadré par Philippe Gauchet et compte des représentants de 11 établissements.
• Groupe 2 : Outils bibliographiques. Le groupe est sous la responsabilité de Brigitte Capp et compte des représentants de 6 établissements.
• Groupe 3 : Animation des espaces multimédia. Le groupe est encadré par Elisabeth Truquet et compte des représentants 4 établissements.

Il est à noter que les groupes se composent des représentants "officiels" des villes adhérentes à Bib-Op, mais aussi d'autres membres du personnel des bibliothèques dont les fonctions sont directement liées au multimédia, entre autre les animateurs.

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