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Assemblée générale 1999 : bilan des commissions

  Opsys
  Acquisitions
  Statistiques
  Recherche documentaire
  Cahier des charges
  Multimédia

LA COMMISSION OPSYS Par Marie-Cécile Poutre

Tenant compte de cela, nous avons donc réorganisé le travail en commissions, en créant :

• une commission Opsys et trois sous-commissions : acquisitions, statistiques et recherche documentaire 
• trois autres commissions "non-spécialisées Opsys" ont vu le jour : multimédia, recherche documentaire, et cahier des charges.

Ces thèmes, supposés communs à l'ensemble des bibliothèques, devaient nous permettre d'enrichir notre réflexion mais également assurer le développement de l'association.
La commission Opsys, avec ses sous-commissions, avait pour objectifs d'analyser l'existant et de proposer d'éventuelles modifications ou améliorations.
Cette commission Opsys ne s'est jamais réunie. Le bilan des trois sous-commissions sera présenté par les responsables au cours de cette assemblée générale.
Si cette commission Opsys n'a jamais fonctionné, oserais-je dire que ce n'est pas très grave dans la mesure où notre prestataire de services est très clair : Il propose un produit qu'il améliore au fur et à mesure des versions, mais il modifie pas les précédentes. Je ne vois pas trop comment nous pourrions obtenir des résultats.
Les avancées ont été plus "positives" dans les commissions "non-spécialisées Opsys" (multimédia ou cahier des charges) parce que les thèmes abordés étaient liés à l'actualité des bibliothèques. En effet, la plupart des établissements ont un projet de réinformatisation dans lequel les nouvelles technologies d'accès à l'information et à la communication avaient une place importante. Je pense que c'est un point fort de notre association que de pressentir ou de suivre les besoins des bibliothécaires.
A partir des constats, je me suis posé la question suivante : Comment continuer à travailler ?

LA COMMISSION ACQUISITIONS Par Dominique Molon

Le 1^er octobre 1998, nous nous sommes réunis à la Médiathèque de Noyelles-sous-Lens. Au cours de cette réunion, nous avons décidé d'établir un questionnaire et de l'envoyer à toutes les bibliothèques équipées Opsys de la région afin de connaître leur mode de fonctionnement quant au module acquisitions.
Le questionnaire a été envoyé et les réponses analysées.

La commission "  acquisitions " a envoyé un questionnaire à toutes les bibliothèques de la région utilisatrices du logiciel Opsys afin de déterminer quel usage était fait de ce module.
Sur 32 bibliothèques sollicitées, (17 dans le Nord, 15 dans le Pas-de-Calais), nous avons eu 14 réponses :

• 3 en version 7
• 1, en 8.03 sur un total de 14 pour les versions anciennes
• 6, en version 8.10 sur 13
• 4, en version 8.20 sur 5

5 bibliothèques ne possèdent pas ou n'utilisent pas du tout le module.
Il semblerait que plus nous avançons dans les versions, plus le nombre de réponses est important.

Manière dont se font les acquisitions :
Le plus souvent par commandes, ensuite à égalité : visites chez le libraire ou visite de représentants, et seulement après par un office.

Fonctions du module les plus utilisées :
2 bibliothèques utilisent toutes les fonctions du module dans le cadre d'un test pour Bib-Op

Pour les autres, les fonctions les plus utilisées :

• Création d'une pré-notice avec création et édition du bon de commande (7 réponses)
• Réception de commandes et relances de commande (4 réponses)
• Listes des documents non livrés (2 réponses)

Les fonctions les moins utilisées 

• Budget (sauf les 2 bibliothèques en test)
• Intention de commandes

Ces fonctions sont jugées trop compliquées (6 bibliothèques), trop longues (3 bibliothèques), impraticables (3 bibliothèques), par exemple difficultés de supprimer les commandes, lourdeur des procédures (réception des commandes).

Des astuces : Peu de bibliothèques ont trouvé moyen de contourner les bugs.

Notre question étant mal posée, les réponses sont peu satisfaisantes.

Apparemment 8 bibliothèques ne font pas de statistiques à partir du module.

Conclusions de l'enquête

Le module ne sert en général que pour la création du bon de commande. Il ne correspond pas au fonctionnement réel de la bibliothèque (par exemple : réception des commandes, lourdeur d'utilisation, signalisation peu claire pour les lecteurs).

Il semblerait que la version 8.20 apporte quelques progrès. Les deux sites test rendront compte de leur expérience, probablement au cours de cette année.

LA COMMISSION STATISTIQUES par Catherine Desprez

La commission statistiques n'a pas programmé de réunion cette année. Mais cette commission n'est pas pour autant arrêtée.
Les travaux reprendront dès que nous aurons réuni un certain nombre de conditions :

• suffisamment d'établissementsdoivent avoir changé de version (pour ceux qui sont en version 7 cette commission ne représente actuellement aucun intérêt,
• nous devons comparer les études faites par d'autres associations,
• nous devons pouvoir faire des comparaisons de ce module "statistiques" avec d'autres logiciels

LA COMMISSION RECHERCHE DOCUMENTAIRE par Marie-Anne Guilbaud

La commission n'a pas eu d'activité en 1998. Elle s'est réunie le 11 février 1999 à Montigny-en-Gohelle, site en version 8.20 avec un poste de recherche documentaire pour le public sous windows. A partir d'un document de synthèse de la commission de l'association CUORA, commission parallèle à la notre, nous avons examiné diverses fonctionnalités et précisé nos points de vue. La recherche documentaire sous windows semble bien fonctionner et offre l'agrément de présentation que nous attendions (avec, en outre, les passerelles entre modules.

En 1998 il s'agissait de concrétiser les résultats des travaux des commissions de la fin de l'année 97-début 98.
Une réunion de synthèse et de relecture a eu lieu à Grande-Synthe le 29 octobre. Les 7 participants ont décidé du format de la mise en page et rédigé la page d'introduction.
Bernard Wante de la Médiathèque de Cambrai s'est chargé des contacts avec l'imprimeur et de la réalisation finale. La plaquette intitulée "Cahier des charges : mémento à l'usage des bibliothèques qui veulent s'informatiser" a été réalisée avec le soutien financier de la DRAC et éditée en 200 exemplaires.
Elle a été expédiée à toutes les bibliothèques du Nord / Pas-de-Calais et le contenu sera visible sur le site Internet de l'association.

LA COMMISSION MULTIMEDIA par Philippe Gauchet

La première journée a eu lieu à Amiens le 28 mai 1998 avec pour thème : Evoluer ou disparaître. Il faut reconnaître que la formule a fait mouche puisqu'elle a été réutilisée par l'ABF pour une journée d'études dans le cadre des relations franco-allemandes (Voir l'article de notre collègue Marie-Odile Dupont dans le dernier bulletin de l'ABF).
Ce débat a rassemblé un peu moins d'une cinquantaine de collègues. Beaucoup de questions ont été soulevées car la plupart des collègues sont en phase d'interrogation, conscients de l'enjeu de cette technologie mais hésitants quant à la forme de l'offre. La préoccupation première qui s'était dégagée était un besoin de se familiariser à l'outil avant d'imaginer une offre publique. Ils veulent d'abord avoir internet en interne. Tous ont eu conscience de vivre un moment technologique charnière et de la nécessité de saisir la balle au bond afin de ne pas être dépossédés d'un outil complémentaire à l'offre existante. Car les bibliothécaires ont un savoir et un savoir faire dont ne disposent pas forcément les autres structures : celui du classement et de l'indexation documentaire, celui de la recherche d'information. Nous avions pu constater aussi au cours de cette journée que les établissements déjà connectés se retrouvaient au cœur d'un réseau ou projet de réseau ambitieux qui dépassait le simple cadre de l'outil documentaire traditionnel. Que ces établissements avaient conscience d'essuyer les plâtres pour les autres. Que la banalisation de l'outil était souhaitée et souhaitable et était la préfiguration d'une réforme profonde des missions des bibliothèques.
La seconde journée en mars dernier "Quel internet pour les bibliothèques ? " a mis en avant l'évolution qui s'est produite en quelques mois : on ne se pose plus la question de savoir s'il faut ou pas internet en bibliothèques mais comment organiser cet accès et avec quels objectifs, quels moyens. Cette fois-ci presque 100 collègues se sont précipités à Gravelines. Ce qu'on retiendra des questionnements de la journée tourne autour des problèmes de :

• formations des bibliothécaires : elle est souvent un préalable nécessaire et indispensable à la mise en accès au public (sans parler d'une transmission de savoir à celui-ci) ; il faut maîtriser l'outil afin de déterminer en second temps les conditions de la mise à disposition de ces outils au grand public;
• la place possible de l'internet dans nos établissements : en effet chacun aujourd'hui sent instinctivement qu'une bibliothèque n'est pas un cybercafé et cette prise de conscience est déjà un atout incontestable car elle ne semblait pas être une évidence il y a encore peu de temps. Il faut déterminer les conditions de l'offre et réfléchir au fait qu'il n'y a pas de différence fondamentale entre les supports proposés au public qu'ils soient livres, disques, vidéos ou webs. Il est vrai en parallèle qu'une volonté politique locale plus ou moins affirmée peut être déterminante dans les modalités et le type d'offre, la démarche du professionnel - en dehors des considérations de profils de publics et des spécificités de l'établissement - sera différente selon que la bibliothèque sera seule ou au cœur d'un projet local de réseau.
• Enfin, le droit d'auteur : actuellement récurrent dès qu'on parle de mise à disposition d'information ou d'outils au public, et qui est le prétexte de tout un tas de revendications de perception. S'il n'est bien entendu pas question de contester le droit fondamental des auteurs à être rémunérés justement, on peut sans doute être aussi en droit de douter du bien-fondé de certains montages de la part d'organismes divers (dont l'exemple donné par la sacem au cours de cette journée). On peut craindre en effet que toutes ces revendications n'ouvrent la porte à des abus dont on ne pourrait mesurer les conséquences réelles qu'une fois le mal fait et dont les auteurs - desquels tout le monde se réclame - ne seront sans doute pas les heureux bénéficiaires de droits substantiels.

Le site est conçu non comme un effet de mode mais bel et bien comme un outil de travail quotidien. Bien entendu pour jouer pleinement son rôle il faudra qu'il soit massivement utilisé par les adhérents et que ceux-ci y apportent leur contribution.
Deux grands secteurs le composent:
un secteur public qui comprend 4 rubriques :

• Association : qui présente l'historique, les statuts, les organes structurant,
• Adhérents : les coordonnées de chaque adhérent mais aussi une page de présentation disponible pour chaque établissement,
• Activités : c'est le calendrier des réunions et travaux, l'accès aux synthèses de ces réunions

  Boîte à outils : elle a l'ambition de poser toutes les questions et d'apporter des éléments de réponses depuis les études et recherches menées par les commissions ou un adhérent jusqu'à des trucs et astuces pour le fonctionnement de nos divers logiciels.
  Cette dernière rubrique pour se développer a d'ailleurs particulièrement besoin de la contribution de chacun.

Un secteur réservé aux adhérents :

• Accès réservé : le répertoire ne figure pas sur le sommaire général public.
• Le contenu : il s'agit de documents bruts, dont certains sont en cours d'élaboration: par exemple les articles du bulletin au fur et à mesure de leur rédaction, les contributions diverses des adhérents (préparation de l'AG, tribune libre).
  C'est un secteur dynamique dans lequel chacun doit pouvoir à la fois apporter des informations et en chercher.